定時退社するために必要な能力3つ【説明・資料・進捗管理】
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仕事を覚えられなくて毎日残業続き。どうやったらもっと仕事を早くこなすことができるんだろう。
仕事量が多くて全然帰れない。なんとか工夫して早く帰れるようになりたい

こんな疑問に答えていきます。

本記事の内容

・定時で帰るために必要な3つの能力

・定時で帰ると能率が上がる

お疲れ様です、軟派公務員です。

先日、下記のツイートをしました。

私は公務員ですが特異な経歴を持っており、「出先部署」「本庁」「公立病院(出向)」「オリパラ組織委(出向)」という全く異なる4つの場所で働いたことがあります。

業種・背景が全く異なる人たちと仕事をしてきたことで、忙しくても仕事をこなし、定時で帰る人には共通点があることに気が付きました。

そこで今回は、定時で帰るために習得すべき重要な能力について、説明したいと思います。

公務員という肩書きですが、2018年からオリンピック組織委員会という官民合同体の組織へ出向しており、有名企業の社員たちと一緒に働いていますので、会社員の方にも有益な記事だと思います。

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定時で帰るために必要な3つの能力

定時で帰るために必要な能力は下記のとおりです。

1.説明力

2.資料作成力

3.進捗管理能力

仕事をテキパキこなし、定時にパッと帰る人はこの3つのスキルを持っています。

①説明力

説明が上手な人は余分な仕事を排除することができます。

なぜなら、周囲の「信頼」を勝ち取ることができ、自分のペースで仕事を進めることができるからです。

信頼がある人には甘くなる

説明が上手な人は周囲からの信頼が厚く、「イージーモード」で仕事ができます。

なぜなら、信頼が厚い人に対して上司や同僚は「肯定」の先入観を持つからです。

回ってきた書類にハンコを押すとき、上司や同僚が「〇〇さんが言っているなら大丈夫だろう」と言っている光景を見たことある方、多いのではないでしょうか。

細かいことで手直しが入ったり、呼び出されたりすることがなくなり、余分な仕事をしなくて済むわけですね。

信頼がある人の言葉は重い

信頼がある人の言葉には重みがあり、周囲への説得力を持ちます。

幹部レクのシチュエーションを想像してみてください。

部長は「A課長」の説明は否定から入るけど、「B係長」の説明には耳を傾ける。そんな経験はありませんでしょうか。

もちろん、「B係長」は説明が上手だということもあると思いますが、相手への信頼度によって聞き手の印象は随分と変わるものです。

「A課長」「B係長」のエピソードは実体験で、私はいつも「A課長」の立場でした。ですが努力して説明力を身に着け、「イージーモード」で仕事ができるようになりました。

説明力が習得できる本

説明力を付けるには、「学習(本)」「実践(仕事)」という2ステップを踏みます。

実践は仕事でするしかないので、インプットにおすすめな本を紹介しますね。

「あなたの説明はわかりやすい」と言われる本

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説明力を身に着けるためには、説明にはいくつかのパターン(論法)があることを理解する必要があります。

例えば「時系列的説明法「比較的説明法」「因果関連的説明法」といったパターンがあり、書中では7つの論法を説明しています。

ちなみに、このブログ記事もこの説明法の一部を踏襲しています。

【因果関連的説明法】

・結論⇒理由(具体例)の順番で説明する論法

結論:説明が上手な人は信頼が厚いので余分な仕事をしなくて済む。

理由①:信頼がある人は周囲が肯定的な目線で見てくれる

理由②:同じ内容でも信頼がある人の話に耳を傾ける

「何を、どういう順序で話せば理解してもらえるか」という点を深く解説してくれているので、何度も読み返して教科書のように使うとよいと思います。

②資料作成力

資料を作るのが上手な人はいわずもがな、交渉ごとを円滑に進めることができます。

相手方に自分たちの意図を正確に理解させることができるので、意思の齟齬や不要な説明をする必要がありません。

雑な資料は説明のための説明が必要

読みにくい資料を渡されると、資料の読解に労力がかかります。

本題に入る前に資料の見方について質問が殺到し、本題に入るころには論点がわからなくなってしまい、また来週に議論は持ち越し。このような打ち合わせを経験したことがある人は多いと思います。

資料は相手に客観的な情報を与えるための補助的なツールですので、本末転倒な事態を避けるためにもわかりやすい資料作成力は必須です。

資料作成力が習得できる本

説明力と同じで「学習(本)」「実践(仕事)」という2ステップを踏みます。

こちらもインプットにおすすめな本を紹介しますね。

必ず通る!「資料」作成術

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下記の内容が書かれています。

・資料の3大ポイントは「What」「Why」「How」

・重要なのは「Why」

・効果的なレイアウト

営業や販促、人事資料などの用途別に分けているだけでなく、「ダメ資料」から「通る資料」への改善を実際の資料を見ながら理解ができます。

グラフや表の見やすい整理方法も書かれているので、職場に1冊置いて使うとよいと思います

③進捗管理能力

進捗管理が徹底できている人は、仕事の優先度を常に把握しています。

そのため、業務量が多い部署であっても、不要不急の仕事がない時はパッと帰ることができます。

優先順位の付け方が肝

進捗管理で重要な点は優先順位をつけることです。

早く帰ることができる人は例外なく徹底している作業でして、「今日中にやらないとまずい仕事」がなければ帰って大丈夫という判断ができます。

私は進捗管理を徹底し、大体下記のような3つの感覚を持ちながら仕事をしています。

・一両日中にやらなければならない仕事

・今週のどこかでやればいい仕事

・空いた時間でやればいい仕事

もちろん、繁忙期となれば火の車になることは身をもって経験していますが、進捗管理ができているので、1週間のうち1日は定時で帰ることができていましたね。

メリハリがつけられる

進捗管理がばっちりな人は、どんなに忙しくても必ずスキマを見つけることができます。

下記のツイートをご覧ください。

翌日は出張が決まっていたので、翌日までにやらなければいけない仕事を数日前からずっと優先的に片づけていました。

もちろん有言実行で、出張当日は悠々自適に帰宅し、18時にはフリータイムでした。

進捗管理能力が習得できる本

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自分の指導を担当してくれた先輩が言っていたことと全く同じことが書かれていて、衝撃を受けました。

重要なキーワードは「想像力」。

・「想像力」を働かせ全てのタスクを書き出す。

・期限を決める。

頭で理解はしていても行動に移せていない、徹底できていないことを文章化してくれているので、頭の体操に役立ちます。

定時で帰ると能率が上がる

出世・成功までのステップ

仕事が忙しい人は週に1日だけでもかまいませんので、定時で帰るべきです。

週に1日でも自分の時間を持つことで、精神的な余裕が生まれ、仕事の能率も上がります。社会人として常にハイパフォーマンスを出さなければいけないという意味で、定時に帰るスキルは必要なのです。

定時で帰るとできること

わたしが定時帰りをした時のある1日です。

17時45分:業務終了

18時30分:自宅最寄り駅着

19時00分:スポーツジムでトレーニング

20時30分:ジムで温泉につかる

21時15分:スーパーに寄って帰宅

21時30分:妻と遅めの夕食

22時30分:夫婦でドラマ鑑賞

0時00分:就寝

定時帰りにできたことは「ジム」「温泉」「スーパー」「妻の手作り料理」「夫婦でテレビ鑑賞」です。

翌日は120%リフレッシュできていますね。

もちろんこんなにアクティブじゃなくても、飲みに行くでもよし、一人映画鑑賞でもよいと思います。

確実に言えることは、定時で帰ると精神的な落ち着きを取り戻すことができるということです。

毎日残業していると精神衛生上本当によくないので、この記事を読んだ皆さんが1日でも多くの定時帰りができるようになれば幸いです。

最後に、紹介した本をまとめておきます。

定時で帰る能力を身に着けることができる本まとめ

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